Datum:
1. Juni 2023
Von:
Julia Ludwig und Gabriele Elgas
Im QM Rahmenhandbuch wurden neue Dokumente in's CariNet eingepflegt.
Neues im QM-Rahmenhandbuch - eingestellt im CariNet
Fach Dokumentierte Informationen
Neue Vorlagen für Prozessbeschreibungen – Text und Flussdiagramm
Die Kopf- und Fußzeile der Vorlage für Prozessbeschreibungen wurde überarbeitet, um Prozesse kompakter darstellen und besser im Handbuch (digital und Papier) wiederfinden zu können. Außerdem haben wir kleinere Formatierungen geändert, die Erstellung und Nutzung im Alltag erleichtern. Gleichzeitig denken wir in der Qualitätsstelle seit einiger Zeit darüber nach, wie die QM-Handbücher der Kitas und das (sich in der Entwicklung befindliche) Unikathe-Handbuch zusammengedacht werden können. Deshalb werden wir die neue Vorlage ab jetzt als Grundlage von Prozessen im Kita-Rahmenhandbuch und im Unikathe-Handbuch verwenden.
Wichtig: Sie müssen die bereits vorhandenen Prozesse nicht auf die neue Vorlage umstellen! Bitte fügen Sie die neue Vorlage als aktualisiertes Dokument in Ihren Formularordner ein und nutzen Sie diese, wenn Sie Prozesse überarbeiten oder neu erstellen. Auch wir als Qualitätsstelle werden ab sofort Prozesse in der neuen Vorlage veröffentlichen.
Link zu Formular Prozessbeschreibung Text:
Neue Vorlagen für Formulare
Nach wie vor gibt es zwei unterschiedliche Vorlagen für Formulare: eine Vorlage mit standardisierter Kopfzeile und eine Vorlage für eine freie Überschrift. Sie können selbst entscheiden, welche Vorlage für welches Formular passender ist.
In beiden Vorlagen werden Versionsnummer und Datum des Formulars jetzt in der Fußzeile angegeben. So wird eine Verwechslung mit dem Bearbeitungsdatum von Formularen vermieden (z. B. bei Beschwerden oder Maßnahmenplanungen).
Beide Vorlagen liegen sowohl im Hoch- als auch im Querformat vor. Auch hier gilt: Sie müssen bereits vorhandene Formulare nicht auf das neue Format hin aktualisieren, sondern nutzen die neue Vorlage für neue Formulare oder neue Versionen.
Link zu Vorlage Formular mit Kopfzeile Hochformat:
Link zu Vorlage Formular ohne Kopfzeile Hochformat:
Fach Personal
Thema Arbeitsmedizinische Vorsorge
- Der Laufzettel für arbeitsmedizinische Leistungen beim Betriebsärztlichen Dienst (BAD)
wurde aktualisiert. Neu eingefügt wurde eine Auswahl zum Ankreuzen des Arbeitgebers. So kann der Laufzettel sowohl für Kitas in Trägerschaft von Kirchengemeinden und für Kitas in Trägerschaft von Unikathe genutzt werden.
Sie finden den neuen Laufzettel als externes Formular unter „Formulare zum Fach“ und auch bei „Formulare auf einen Blick“.
- Zusätzlich zum Laufzettel gibt es jetzt auch eine „Ausfüllhilfe zum BAD Laufzettel“ und vier Kontaktdatenblätter für die regional zuständigen Betriebsärzte. Diese Dokumente wurden von der Stabsstelle Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz zur Verfügung gestellt und sind in Fach Personal zu finden unter „Material zum Fach“.
Alle genannten Dokumente sind im CariNet auch zu finden unter Kindertagesstätten/Beiträge/7Arbeit und Gesundheit/9 Betriebsarzt und Arbeitsmedizinische Vorsorge.
Fach Träger und Leitung
- Bereits im Januar wurde die Vorlage zur Erarbeitung des Institutionellen Schutzkonzeptes in das Fach aufgenommen, das Sie passend für Ihre Kita bearbeiten.
- Durch Umstrukturierungen in den für Kitas zuständigen Abteilungen in BO und DiCV sowie Veränderungen der Ansprechpersonen wurden das Schutzkonzept der Tageseinrichtungen für Kinder und einige der Prozesse zu Kindeswohlgefährdungen dahingehend überarbeitet. Bitte beachten Sie weitere Informationen im Änderungsverlauf zu Fach 2 und im aktualisierten Inhaltsverzeichnis
- Prozess und Formular Jahresmitarbeitergespräch: Zum allerersten Mal wurde ein Prozess freigegeben, der alle Ebenen im Unikathe-Kita-Zweckverband umfasst: die Geschäftsstelle, die GT-Büros und die Kitas selbst. Ein jährliches Mitarbeitergespräch ist nun Standard für alle Mitarbeitenden des Unikathe-Kita-Zweckverbands. Natürlich kann der Prozess in allen Kitas als Vorlage dienen, egal in welcher Trägerschaft sie sich befinden! Der Prozess kann dann bei Bedarf angepasst werden und mit der zuständigen MAV abgestimmt werden.
Fach Datenschutz
Prozess Verarbeitung personenbezogener Daten in Kitas und Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT)
Das Kirchliche Datenschutzgesetz sieht vor, dass kirchliche Einrichtungen alle datenschutzrelevanten Tätigkeiten in einem Verzeichnis aufführen. Eine Vorlage für dieses Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) mit typische Verarbeitungstätigkeiten in Kindertagesstätten stellen wir im QM-Rahmenhandbuch zur Verfügung. Das VVT selbst ist als Anlage zu Fach 13 Datenschutz in das QM-Handbuch integriert und im CariNet eingestellt. Ergänzend finden Sie dort in Prozess „13.3 Verarbeitung personenbezogener Daten“ grundsätzliche Aussagen zu Verarbeitungsschritten.
Die Vorlage zum VVT der Kitas wurde in der AG Datenschutz in Kitas durch die zuständigen betrieblichen Datenschutzbeauftragten Michaela Beiersdorf und Wolfgang Knauer und die Mitarbeiterinnen der Qualitätsstelle entwickelt. Wertvolle Rückmeldungen erhielten wir von der Resonanzgruppe Datenschutz.
Inhaltlich bezieht sich die Vorlage des VVT auf Kitas in Trägerschaft von Kirchengemeinden oder von Unikathe Kita-Zweckverband im Bistum Mainz KdöR. Wie bei allen QM-Vorlagen müssen Sie Ihre einrichtungsbezogene Brille aufsetzen und prüfen, ob die beschriebenen Verarbeitungstätigkeiten auf ihre Kita zutreffen. Entsprechend können Sie Nichtzutreffendes bearbeiten, löschen oder weitere Verarbeitungstätigkeiten im Dokument aufnehmen.
Kitas in anderer Trägerschaft dürfen die Vorlage gerne nutzen, sollten das Vorgehen aber mit der/dem jeweils zuständigen betrieblichen Datenschutzbeauftragten vereinbaren.